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关于印发《吉林省高速公路集团有限公司公文处理办法(暂行)》的通知
  发布时间:2009-3-12   
 
吉高集团办发[2008]7号
 
关于印发《吉林省高速公路集团有限公司公文处理办法(暂行)》的通知
 
公司各部室、所属各企业:
    《吉林省高速公路集团有限公司公文处理办法(暂行)》已经总经理办公会议研究制定。现将此办法印发给你们,请严格遵照执行。
    附件:吉林省高速公路集团有限公司公文处理办法(暂行)
       
 
 
 
二○○八年一月二十一日
 
 
 
附件:
 
吉林省高速公路集团有限公司
公文处理办法(暂行)
 
第一章  总  则
第一条 为使集团公司的公文处理工作规范化、制度化,根据上级有关规定和办法,结合集团公司的实际情况,制定本办法。
第二条 公文是公司管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。是传达贯彻党和国家的方针、政策,指导、部署和商洽工作,请示和答复问题,报告情况,交流经验的重要工具。
第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理必须严格执行国家保密法及相关规定;应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时,准确、安全。
第五条 集团公司各部门负责人应当高度重视公文处理工作,遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。
第六条 集团公司办公室是集团公司政务类公文处理的管理机构,主管集团公司政务类公文处理工作并指导各部门政务类公文处理工作。党群类公文由党群工作部负责处理。
第七条 草拟、修改、签发和批阅公文,要用钢笔或碳素笔或蓝、黑墨水,不能使用红墨水、圆珠笔、铅笔及其他易褪色的墨水,并写上拟改或签批时间。
第二章  公文种类
第八条 集团公司业务工作中涉及的公文种类主要有:
(一)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排;奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级单位不适当的决定事项。
(二)通知
适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文,批转下级单位公文,发布规章制度,要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项及人员任免。
(三)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和交流重要情况。
(四)报告
适用于向上级汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级询问。
(五)请示
适用于向上级请求指示和批准。
(六)批复
适用于答复下级的请示事项。
(七)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)函
适用于平级单位或不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(九)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
(十)规定、办法
适用于对特定范围内的工作做出规范,制定具有约束力的具体措施。
第三章  公文格式
第九条 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印制标记等部分组成。
(一)涉及集团公司秘密的公文应当分别标明“秘密”、“绝密”,紧急公文根据紧急程度分别标明“急件”、“特急”。
(二)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。
(三)发文字号应当包括单位代字、年份、序号;联合行文,只标明主办单位发文字号。
(四)凡上报的请示、报告等应当注明签发人姓名。
(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(六)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(七)公文如有附件,应当在公文正文之后,成文时间之前注明附件顺序号和名称。
(八)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。
(九)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。会议通过的文件,应当在公文标题的下一行注明会议名称和通过日期。
(十)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加圆括号居左空2字位于成文时间下一行。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(十一)公文应当标注主题词。
(十二)向上级单位请示的公文,一般只写一个主送单位,如果需要同时报送另一个上级单位,可以用抄送的形式。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十三)文字从左至右横写、横排。一般情况下,公文使用字体应统一,标题使用2号小标宋体或3号黑体,正文使用3号仿宋体,一般每面排22行,每行28个字。当公文排版后所剩空间处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面。不得采用标注“此页无正文”的方法解决。
第十条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。公文中的附件一般应与主件装订在一起,附件首页左上角注明附件顺序号。如主、附件不能装订在一起,其附件首页左上角在标明“附件”的同时注明发文字号和附件顺序号。
第十一条 未述的公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第四章  行文规则
第十二条 行文应当确有必要,注重效用。
第十三条 行文关系应根据公司的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时,应抄送越过的上级单位;向上级单位请示,不要同时抄发下级单位。
第十四条 同级单位可以联合行文,联合行文应明确主办单位,由主办单位先行审核后再到协办单位会签,最后由主办单位领导签发。
第十五条 行文要注意党政分开。向上报请示或报告要一文一事,不要一文数事。
第十六条 集团公司内设机构除办公室外不得以集团公司名义对外正式行文。
第十七条 正式文件不能以个人名义行文。除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以集团公司名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”
第五章  发文办理
第十八条 发文办理指以集团公司名义制发公文的过程,包括草拟、缮改、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。
第十九条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文的目的,集团公司的职权和与主送单位的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号;引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(十)起草公文一律用钢笔、碳素笔或打字,禁止使用圆珠笔、铅笔;公文拟稿部门应确保文字稿同电子文本一致。
(十一)公文拟稿及校对工作应由不同人员分别完成。
第二十条 根据领导批示(或口头指示)需要草拟的公文,由相应部室进行草拟,相应部室应自领导批示之日起2个工作日内完成草拟工作。
起草公文必须填写专用的发文处理单,拟稿的部室必须填写文件标题、主题词、主送、抄送(上级机关、同级机关、下级机关和不相隶属机关)、拟稿部门、拟稿人、校对人、部门负责人等栏目。
拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建议性意见,并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。
第二十一条 集团公司的文件审核工作主要由各部室负责人、办公室及分管领导负责。具体审核程序是:
部室拟稿——拟稿部室审核、校对——办公室复核——分管领导审核(或签发)——董事长审签。
审核(审签)的时限为:办公室1个工作日,集团公司领导各2个工作日。
发文稿审核的划分:
1、拟稿部室审核:是否有行文必要,是否按领导批示拟文,是否符合有关行业政策及法律法规,文字表述、各种数据是否确切,专业用语(词)的使用是否规范;行文是否流畅,文字、标点是否有误等。拟稿与校对要分别由不同的人完成,并在发文处理单上分别签字确认。
2、办公室审核:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合规定,文种使用是否恰当,是否需要会签,是否与其它文件相悖,文稿内容是否符合实际,措施办法是否切实可行,是否符合党和国家方针政策、法律法规;发文处理单填写是否完整、准确等。未经审核的文稿,除集团公司领导特殊交待以外,不得直接送请负责人签发。
3、公司领导审核:重点放在是否需要行文、是否符合党和国家的方针政策、法律法规和有关规定。
文稿经审核修改后,内容改动较多、版面不清的,由拟稿部室按修改稿改正以后送领导审核或签批(原修改稿一并附上)。
第二十二条 以集团公司名义制发的上行文及集团公司重要发文,应由董事长签发;一般事务性文件,可由主持日常工作或分管该项工作的领导签发;特殊情况经总经理授权可由被授权人签发。
第二十三条 公文正式印制前,办公室应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范,文字是否有误等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第二十四条 各类公文印发后,要将原稿、附件及2份印发的原件交办公室存档。应发集团公司内有关部门的,由办公室发送。各部门以集团公司名义印发的公文由具体承办部门自送。
制发公文一般不能超过3个工作日。
第六章  收文办理
第二十五条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
第二十六条 签收、登记公文首先要审核来文是否应由本公司处理,是否符合行文规则。然后由专人逐件清点,逐项填写收文登记,急件应当注明签收具体时间。在收文后的1个工作日内分门别类送办公室负责人签写拟办意见。传真或电话通知,经办人要做好记录并及时送有关领导批示。
第二十七条 登记时除正式往来的文件要逐件登记外,须特别注意接收以下三类文件:一是集团公司领导和工作人员外出工作或参加会议带回的文件。二是外单位领导和工作人员与集团公司接洽工作的文件。三是集团公司内部工作形成的文件及资料等。
第二十八条 登记后办公室负责人应视公文的内容和性质,按照职能部门的业务分工,及时提出拟办意见。处理公文要分急缓先后,急件、特急件随到随办。一般来文要在自接到公文之日起2个工作日内提出拟办意见,并提交集团公司领导批办或者交有关部门办理。紧急公文,应当明确办理时限。处理公文必须使用办公室统一印制的公文处理单。
第二十九条 办公室将拟办的文件送相关领导审阅,由相关领导在2个工作日内阅读文件或对拟办文件进行审批。批办意见要明确、具体,注明办理时限、主办部门或主办人,对需要两个以上部门办理的,批示或拟办意见中应当明确主办部门,避免承办者相互推诿。
第三十条 领导批办后的文件由各承办部门根据批办意见,具体处理公文。承办公文要全面领会、准确把握领导的批示意见,需要其他单位协助办理的,要及时与有关单位联系,不得推诿和延误,不得擅自改变或超出领导的批办意图。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调;如仍不能取得一致,可以报请上级领导协调或裁定。
公文办理过程中遇到困难或问题,要及时向领导反映并提出解决意见或建议。公文报送单位查询公文处理情况时,各有关部室要热情接待。
    第三十一条 对上级机关交办的公文和下级机关的请示,有特别时限要求的要按时限办理,一般文件要在7个工作日内给予答复,传阅性公文在3个工作日内阅知后交还办公室。对不属于本部门、本单位职权范围或者不适宜本部门、本单位办理的,应于当日退回交办的部门,并说明理由。公文办理结束后,承办人员必须将办理情况及处理结果注明在公文处理单上,并送回办公室存档,以备查证。传阅性公文除保密文件外,可以复印自存。
第三十二条 公文需两个以上领导或两个以上部门承办或阅处的,按领导批示的顺序由办公室文书负责传递,不允许承办部门或承办人之间横向传递公文。各承办部门和承办人必须按要求在收文处理上签名和注示办理情况。
第三十三条 对于有具体请示事项的公文进行审批时,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期;其他审批人圈阅签名视为同意;没有请示事项的,圈阅签名表示已阅知。
第三十四条 送集团公司领导批示或者交有关部门办理的公文,办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。问题简单或属急件的,采用口头催办;承办单位为下属单位的,采用电话催办;情况较复杂或口头(电话)催办无效的,则采用书面催办。催办无效的,报告公司领导专项督查。
第三十五条 机要文件的办理。机要文件由办公室专人签领、登记、分发,送公司领导阅批后,转相关部室处理或回收保存。机要文件处理完毕后,原件按要求退回档案管理人员。
群众上访信件的处理。群众上访信件由办公室登记后送公司领导批示,交有关部室办理。涉及领导干部问题的上访信件送董事长批示后交纪委书记处理。
第七章  公文归档
第三十六条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和公司关于档案管理的有关规定,及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十七条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理。要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映公文的自然形成规律和承办的全过程,便于保管和利用。
第三十八条 公文整理归档工作由办公室文书负责。归档的公文应是原件。
第三十九条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别登记并经领导批准,可以销毁。销毁秘密公文应当按特殊要求办理。
第八章  附  则
第四十条 本办法参照《国家行政机关公文处理办法》制定。
第四十一条 本办法适用于集团公司本部及全资子公司,各控股企业可参照执行。
第四十二条 本办法自发布之日起实行。
 

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